Każda firma ma obowiązek przechowywania dokumentów firmowych. Archiwizacja jak i zarządzanie dokumentami nie jest takie proste, szczególnie, gdy dotyczy dużych firm, tworzących bardzo wiele dokumentów. Do zarządzania dokumentacją najczęściej używa się narzędzie OCR, które przetwarza dokumenty papierowe w formę tekstową, którą można prosto indeksować i wprowadzać do komputerowych baz danych.

Zarządzanie dokumentami formą firmowych oszczędności

Informatyczne zarządzanie dokumentami, to systemy, które pełnią funkcje od rejestrowania dokumentów, przez ich klasyfikację, monitorowanie, po funkcje pozwalające na przenoszenie, przesyłanie, czy usuwanie dokumentów. Elektroniczne zarządzanie dokumentami jest koniecznością, również ze względu na ułatwienie pracy i dużą oszczędność kosztów. Ręczna, papierowa archiwizacja w dzisiejszych czasach, gdy można wykorzystywać nowoczesne technologie, jest stratą czasu i pieniędzy.